किसी विशिष्ट कार्य को परिभाषित करें
किसी वास्तविक गतिविधि का वर्णन करें: आंतरिक दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना, ग्राहक के प्रश्न का उत्तर देना, जानकारी की समीक्षा करना या हैंडऑफ़ को स्वचालित करना। पहचानें कि आज यह कौन करता है, वे क्या उपयोग करते हैं और कठिनाइयाँ कहाँ आती हैं।
शामिल जानकारी को मैप करें
उन प्रणालियों और डेटा की सूची बनाएं जिन पर कार्य निर्भर करता है। पूछें कि उस जानकारी तक कौन पहुंच सकता है, इसे कहां संसाधित किया जा सकता है और क्या आउटपुट की समीक्षा की आवश्यकता है। किसी सेवा को चुनने से पहले इन प्रश्नों को दायरे का हिस्सा बनाएं।
एक उपयोगी मूल्यांकन चुनें
प्रारंभिक मूल्यांकन में सहमत हों कि कौन से उपयोगकर्ता और कार्य संबंधित हैं। तय करें कि टीम क्या तलाशेगी: उपयोगी आउटपुट, एक व्यावहारिक समीक्षा प्रक्रिया, प्रबंधनीय प्रशासन या सिस्टम के बीच बेहतर तालमेल। किसी प्रदर्शन को संपूर्ण संचालन योजना मानने से बचें।
चल रहे कार्य को शामिल करें
पूछें कि पहुंच का प्रबंधन कौन करेगा, उपयोग की समीक्षा करेगा, उपयोगकर्ताओं का समर्थन करेगा और परिवर्तनों को संभालेगा। सदस्यता चयन निर्णय का एक हिस्सा है; स्वामित्व और दिन-प्रतिदिन के संचालन को भी योजना में स्थान की आवश्यकता है।
एक संक्षिप्त विवरण लाओ
कार्य, इसमें शामिल प्रणालियों, उनका उपयोग करने वाले लोगों और उन बाधाओं का विवरण तैयार करें जिन्हें आप पहले से जानते हैं। यह किसी विशेष मंच पर प्रतिबद्ध हुए बिना एक केंद्रित चर्चा शुरू करने के लिए पर्याप्त है।