界定具体工作
先描述一项实际工作，例如撰写内部文件、回复客户查询、审阅资料或自动交接。厘清目前由谁负责、使用什么工具，以及困难在哪里。
厘清涉及的资料
列出工作所依赖的系统及资料。确认谁可存取资料、资料可在哪里处理，以及输出是否需要覆核。选择服务前，先将这些问题纳入范围。
选择合适的评估方式
议定首轮评估的使用者及工作范围，并决定评估重点：输出是否可用、覆核流程是否可行、管理是否方便，或系统交接是否改善。示范并不等于完整的营运计划。
考虑持续营运工作
确认谁会管理存取权限、检视用量、支援使用者及处理变更。订阅选择只是决策的一部分，负责人及日常运作安排同样重要。
准备简短需求说明
准备工作描述、相关系统、使用者及已知限制，便可开始有重点的讨论，毋须先承诺采用某个平台。