Xác định một nhiệm vụ cụ thể
Mô tả một hoạt động thực tế: soạn thảo tài liệu nội bộ, trả lời truy vấn của khách hàng, xem xét thông tin hoặc tự động hóa việc bàn giao. Xác định ai là người thực hiện việc đó hiện nay, họ sử dụng gì và những khó khăn xảy ra ở đâu.
Lập sơ đồ các thông tin liên quan
Liệt kê các hệ thống và dữ liệu mà nhiệm vụ phụ thuộc vào. Hãy hỏi xem ai có thể truy cập thông tin đó, thông tin có thể được xử lý ở đâu và liệu các kết quả đầu ra có cần được xem xét hay không. Hãy đưa những câu hỏi này vào phạm vi công việc trước khi lựa chọn dịch vụ.
Chọn một đánh giá hữu ích
Thống nhất về những người dùng và tác vụ nào thuộc về đợt đánh giá ban đầu. Quyết định xem đội ngũ sẽ tìm kiếm điều gì: kết quả đầu ra có thể sử dụng được, quy trình đánh giá khả thi, quản trị dễ dàng hoặc việc bàn giao giữa các hệ thống tốt hơn. Tránh coi một buổi trình diễn là một kế hoạch vận hành hoàn chỉnh.
Bao gồm các công việc đang thực hiện
Hãy hỏi xem ai sẽ quản trị quyền truy cập, xem xét việc sử dụng, hỗ trợ người dùng và xử lý các thay đổi. Việc lựa chọn gói đăng ký chỉ là một phần của quyết định; quyền sở hữu và vận hành hàng ngày cũng cần có chỗ trong kế hoạch.
Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn
Hãy chuẩn bị một bản mô tả về nhiệm vụ, các hệ thống liên quan, những người sử dụng chúng và các ràng buộc mà bạn đã biết. Điều đó là đủ để bắt đầu một cuộc thảo luận tập trung mà không cần cam kết vào một nền tảng cụ thể nào.