界定具體工作
先描述一項實際工作，例如撰寫內部文件、回覆客戶查詢、審閱資料或自動交接。釐清目前由誰負責、使用甚麼工具，以及困難在哪裏。
釐清涉及的資料
列出工作所依賴的系統及資料。確認誰可存取資料、資料可在哪裏處理，以及輸出是否需要覆核。選擇服務前，先將這些問題納入範圍。
選擇合適的評估方式
議定首輪評估的使用者及工作範圍，並決定評估重點：輸出是否可用、覆核流程是否可行、管理是否方便，或系統交接是否改善。示範並不等於完整的營運計劃。
考慮持續營運工作
確認誰會管理存取權限、檢視用量、支援使用者及處理變更。訂閱選擇只是決策的一部分，負責人及日常運作安排同樣重要。
準備簡短需求說明
準備工作描述、相關系統、使用者及已知限制，便可開始有重點的討論，毋須先承諾採用某個平台。